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  • Sérgio D. Guerra

Request for information (RFI) na seleção dos fornecedores e otimização dos resultados.



Para implantação completa da metodologia Strategic Sourcing em uma empresa é fundamental o apoio da alta direção, e que o setor de compras tenha autonomia para atuar de forma estratégica dentro da organização. Porém, mesmo que o profissional de compras esteja atuando em um departamento que não esteja em um estágio tão avançado é possível e necessário adotar práticas para contribuir nesse processo evolutivo.


De maneira geral, o volume gasto em compras frente ao valor da receita total é relativamente muito alto, variando de acordo com o segmento. Como exemplo podemos citar a indústria siderúrgica, em que a participação total dos itens que passam por compras representam em média 60% no custo final do produto. Já no segmento de Unidades de Alimentação e Nutrição, a participação de compras é de, em média, 45% a 55%, dependendo do tipo de contrato.


No entanto, além da elevada contribuição de compras nas negociações que impactam diretamente no resultado da empresa, há de se destacar a importância no processo de seleção de fornecedores e fechamento de acordo de compras / contratos para que as empresas selecionadas sejam capazes de entregar bons serviços e materiais nos prazos necessários com soluções e inovações ao contratante.


Nesse contexto, destaco a importância da utilização do RFI (Request for information), como importante ferramenta na seleção de fornecedores, mesmo em processos de compras que não estejam tão estruturados. Trata-se de uma ação simples, porém, de extrema importância, pois não se pode fechar um contrato com quem não conhecemos ou só temos informações superficiais através de sites ou portfólios. Muitas vezes a pressão por resultados imediatos e a falta de metodologias fazem com que contratações mal feitas sejam realizadas pulando etapas importantes. A RFI é uma dentre outras ferramentas necessárias para ajudar no processo de uma boa contratação, e por estar no inicio do processo merece especial atenção. Oportunamente em outros artigos irei tratar de outras ações necessárias, bem como, sobre as etapas imediatamente seguintes RFP/Q. 


A RFI (Request for information) / Pedido de informação tem o intuito de coletar informações de potenciais fornecedores para uma escolha daqueles que efetivamente irão participar do processo de cotação.


Nessa etapa devem ser efetuadas perguntas para que o comprador possa conhecer o perfil da empresa verificando a capacidade para atender o que compras procura no mercado. Muitas das perguntas irão variar de acordo com o segmento da empresa.


Como exemplo segue RFI genérica:


Nome da empresarial e Nome fantasia, CNPJ, IE, Data de fundação e capital social;

Composição societária: Nome completo dos sócios, CPF e RG.

Informar se houve alteração no contrato social nos últimos dois anos. Se sim, informar qual foi a alteração / motivo;

Informar as filiais existentes no Brasil e na Região X;

Regime tributário da empresa (Simples, Lucro real, lucro presumido);

Informar o faturamento em R$ (reais) do trimestre anterior ao envio da RFI;

Informar separadamente o faturamento em R$ (reais) e o resultado liquido dos exercícios dos dois anos anteriores ao envio da RFI;

(Nota: Avaliar o volume envolvido da contratação anual versus o faturamento anual da empresa)

Informar o número total de funcionários nos dois anos anteriores ao envio da RFI e o número atual;

Informar se a empresa é fabricante, distribuidora e ou importadora;

Informar se a empresa tem pendências fiscais a nível Federal, estadual e ou municipal (Se sim, detalhar – Máximo 10 linhas)

Informar a linha de produtos / Serviços comercializados. Nesse caso o comprador poderá perguntar detalhes mais específicos sobre os produtos ou serviços almejados;

A empresa possui certificados de qualidade (quais? Informar) – Solicitar certificados de acordo com o segmento e tipo de material ou serviço que esta sendo adquirido.

Informar a lista dos principais clientes com nome e contato para referência;

Ou

Informar seis principais contratos com vigência a mais de um ano. Empresa contratante, Descrição resumida do contrato, contato e telefone para referência;

Informar quatro contratos relevantes fechado no ano XX;

Nota: Nesta etapa não é necessário enviar documentos comprobatórios. Em momento oportuno os documentos poderão ser solicitados bem com o agendamento de visitas técnicas.

Dessa forma podemos concluir que o questionário apresentado é um exemplo genérico, em que alguns tópicos poderão ser excluídos e outros inseridos dependendo do segmento, mas é necessário destacar que a RFI é uma importante triagem para evitar a contratação de empresas incompatíveis com os objetivos, e assim é possível minimizar riscos e facilitar as etapas seguintes.


Sérgio D. Guerra, é Economista, Sócio Proprietário da Guerra Treinamentos e Soluções LTDA. Site: www.guerrasolucoes.com Instagram: guerrasolucoes


Bibliografia:


Compras estratégicas: Construa parcerias com fornecedores e gere valor para seus negócios/Carlos Cesar Buosi Righetti....[et al.]; organização Claudio Mitsutani. 1. ed. – São Paulo: Saraiva,2014.

Strategic Sourcing. Apostila elaborada pela Guerra Treinamentos e Soluções. 2018.

HCMWORKS. What is stretegic sourcing and how does it work? Disponível em: https://www.hcmworks.com/blog/what-is-strategic-sourcing-and-how-does-it-work  Acesso em 16 de junho de 2018.

Matriz de posicionamento estratégico de materiais conceito, método e estudo de caso. SCIELO. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2007000100015#tab1. Acesso em 05 de junho de 2018.

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